Sozialversicherungsrechtliche Betriebsprüfung

Sozialversicherungsrechtliche Betriebsprüfung – Checkliste

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Vor der sozialversicherungsrechtlichen Prüfung

  • Name des Prüfers: In der Prüfungsankündigung wird der Name des Prüfers aufgeführt.
  • Termin: Eine sozialversicherungsrechtliche Betriebsprüfung wird im Allgemeinen
    (mindestens) 14 Tage vorher angekündigt. Kann der Termin aufgrund betriebsinterner
    Gegebenheiten nicht eingehalten werden, so ist (nach Absprache) mit dem Prüfer eine
    Verschiebung häufig möglich.
  • Umfang der Prüfung: Die schriftliche Ankündigung der Prüfung enthält häufig auch
    den Umfang der prüfungsrelevanten Tatbestände. Ist keine Aussage zum Umfang vorhanden,
    so ist es möglich, diese beim Prüfer nachzufragen. Häufig sind auch Prüfungsschwerpunkte
    möglich, so dass auch die nötigen Unterlagen, zuständigen Ansprechpartner
    und der Zeitfaktor vorher mit dem Prüfer abgesprochen werden kann, so dass
    auch die Prüfung im laufenden Betriebsablauf besser organisiert werden kann.
  • Ort der Prüfung: Grundsätzlich wird im Unternehmen die Betriebsprüfung durchgeführt.
    Es existiert jedoch ein Wahlrecht (§ 98 Abs. 1 SGB X), so dass auch beim Steuerberater
    oder bei der Deutschen Rentenversicherung geprüft werden kann. Eine Vorlageprüfung
    ist möglich, wenn nicht mehr als 19 Arbeitnehmer beschäftigt werden. Hierbei werden
    die zu prüfenden Unterlagen in Kopie bei der Deutschen Rentenversicherung eingereicht.

 

Während der sozialversicherungsrechtlichen Prüfung

  • Mitwirkungspflicht: In erster Linie besteht die Pflicht, dem Prüfer einen geeigneten
    Raum zur Verfügung zu stellen, alle nötigen Unterlagen vorzubereiten und einen
    Ansprechpartner zu benennen. Im eigenen Interesse einer zügigen Durchführung ist
    eine optimale Vorbereitung der Unterlagen und ein gute Organisation von Raum und
    Ansprechpartner durchzuführen. Eine gute Vorbereitung der verlangten Unterlagen
    nebst elektronischen Aufzeichnungen spart „eigenes“ Suchen des Prüfers in allen, vielleicht
    auch nicht nötigen Unterlagen.
  • Auskunftspflichten: Auch die Befragung von Beschäftigten bezüglich der Beschäftigungsverhältnisse ist statthaft. Zu empfehlen ist vor jeder Befragung, dass ein Vorabgespräch des Arbeitgebers mit dem Prüfer stattfindet um im Vorfeld unklare Sachverhalte
    oder Missverständnisse aufzuklären.
  • Schlussbesprechung: Eine Betriebsprüfung schließt mit einem gemeinsamen Gespräch,
    in dem alle wesentlichen Ergebnisse der Betriebsprüfung dargelegt werden. Das
    Schlussgespräch gilt als Anhörung im Verwaltungsverfahren und gibt dem Arbeitgeber
    Gelegenheit, sich zu einzelnen Tatbeständen nochmals zu äußern. Es ist anzuraten, ein
    Besprechungsprotokoll zu führen. Häufig können in der Besprechung auch Themen
    bereinigt werden, die zu Missverständnissen führen können. Aus praktischen Erfahrungen
    kann berichtet werden, dass auch Kompromisse möglich sind.
  • Mängel: Die festgestellten Mängel müssen beseitigt werden und es müssen (nachweisbar)
    Vorkehrungen getroffen werden, dass eine Wiederholung der Fehler ausgeschlossen
    werden kann.
  • Kosten: Nach § 7 Abs. 2 BVV sind Kosten, die durch die Prüfung entstehen, etwa für die aufgewandte Arbeitszeit, durch das Unternehmen zu tragen.

 

Nach der sozialversicherungsrechtlichen Prüfung

  • Prüfmitteilung bzw. Beitragsbescheid: Der Prüfer hat innerhalb von zwei Monaten nach
    Abschluss der Betriebsprüfung einen schriftlichen Prüfbericht zu übersenden. Eventuelle
    Beanstandungen müssen in der Prüfmitteilung erläutert werden (7 Abs. 4 Satz 1
    BVV). Bei einer Beitragsnachforderung enthält die Prüfmitteilung bzw. der Beitragsbescheid
    eine Zahlungsaufforderung, den Zahlungstermin und eine Rechtsbehelfsbelehrung.
  • Summenbescheid: Ist nicht ordnungsgemäß aufgezeichnet worden und ist es deshalb
    nicht möglich, die Versicherungs- bzw. Beitragspflicht oder auch die Beitragshöhe feststellen
    zu können, werden sog. Summenbescheide (§ 28f Abs. 2 SGB IV) erlassen in
    denen die nachzuentrichtenden Beiträge geschätzt werden.
  • Verjährung: Ansprüche auf Sozialversicherungsbeiträge verjähren in vier Jahren nach
    Ablauf des Kalenderjahres der Fälligkeit (§ 25 Abs. 1 Satz 1 SGB IV).
  • Hemmung: Eine Hemmung der Verjährung bewirkt, dass der Zeitraum der Hemmung,
    in die Verjährungsfrist mit eingerechnet wird (§ 205 BGB). Der Hemmungszeitraum
    verlängert somit den Verjährungszeitraum. Zum Beispiel hemmt eine Betriebsprüfung
    die Verjährungsfrist.
  • Unterbrechung: Bei einer Unterbrechung beginnen die Verjährungsfristen völlig neu.
    Eine Unterbrechung wird ausgelöst durch zum Beispiel Abschlagszahlungen des Arbeitgebers
    aufgrund eines Beitragsbescheides.
  • Widerspruch: Gegen einen Beitragsbescheid kann innerhalb eines Monats ein (schriftlicher)
    Widerspruch eingelegt werden. Fehlt die Rechtsbehelfsbelehrung verlängert sich
    die Frist auf ein Jahr. Der Widerspruch hat keine aufschiebende Wirkung, die Zahlungspflicht
    gegenüber der Einzugsstelle (Krankenkasse) besteht also weiterhin.
  • Klageverfahren: Nach erfolglosem Widerspruch kann beim zuständigen Sozialgericht
    innerhalb eines Kalendermonats (§ 87 SGG) eine Klage eingereicht werden. Auch das
    Klageverfahren hat keine aufschiebende Wirkung.

 

Stand: September 2016

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