Sozialversicherungsrechtliche Betriebsprüfung – Checkliste

Betriebsprüfungen sind eine große Herausforderung und bedeuten häufig hohe Nachzahlungskosten für den Unternehmer. Eine gute Vorbereitung kann helfen, die Prüfung gut strukturiert durchlaufen zu lassen.

 

Vor der sozialversicherungsrechtlichen Prüfung

• Name des Prüfers: In der Prüfungsankündigung wird der Name des Prüfers aufgeführt.
• Termin: Eine sozialversicherungsrechtliche Betriebsprüfung wird im Allgemeinen
  (mindestens) 14 Tage vorher angekündigt. Kann der Termin aufgrund betriebsinterner
  Gegebenheiten nicht eingehalten werden, so ist (nach Absprache) mit dem Prüfer eine
  Verschiebung häufig möglich.
• Umfang der Prüfung: Die schriftliche Ankündigung der Prüfung enthält häufig auch
  den Umfang der prüfungsrelevanten Tatbestände. Ist keine Aussage zum Umfang vorhanden,
  so ist es möglich, diese beim Prüfer nachzufragen. Häufig sind auch Prüfungsschwerpunkte
  möglich, so dass auch die nötigen Unterlagen, zuständigen Ansprechpartner
  und der Zeitfaktor vorher mit dem Prüfer abgesprochen werden kann, so dass
  auch die Prüfung im laufenden Betriebsablauf besser organisiert werden kann.
• Ort der Prüfung: Grundsätzlich wird im Unternehmen die Betriebsprüfung durchgeführt.
  Es existiert jedoch ein Wahlrecht (§ 98 Abs. 1 SGB X), so dass auch beim Steuerberater
  oder bei der Deutschen Rentenversicherung geprüft werden kann. Eine Vorlageprüfung
  ist möglich, wenn nicht mehr als 19 Arbeitnehmer beschäftigt werden. Hierbei werden
  die zu prüfenden Unterlagen in Kopie bei der Deutschen Rentenversicherung eingereicht.

 

Während der sozialversicherungsrechtlichen Prüfung

• Mitwirkungspflicht: In erster Linie besteht die Pflicht, dem Prüfer einen geeigneten
  Raum zur Verfügung zu stellen, alle nötigen Unterlagen vorzubereiten und einen
  Ansprechpartner zu benennen. Im eigenen Interesse einer zügigen Durchführung ist
  eine optimale Vorbereitung der Unterlagen und ein gute Organisation von Raum und
  Ansprechpartner durchzuführen. Eine gute Vorbereitung der verlangten Unterlagen
  nebst elektronischen Aufzeichnungen spart „eigenes“ Suchen des Prüfers in allen, vielleicht
  auch nicht nötigen Unterlagen.
• Auskunftspflichten: Auch die Befragung von Beschäftigten bezüglich der Beschäftigungsverhältnisse ist statthaft. Zu empfehlen ist vor jeder Befragung, dass ein Vorabgespräch des Arbeitgebers mit dem Prüfer stattfindet um im Vorfeld unklare Sachverhalte
  oder Missverständnisse aufzuklären.
• Schlussbesprechung: Eine Betriebsprüfung schließt mit einem gemeinsamen Gespräch,
  in dem alle wesentlichen Ergebnisse der Betriebsprüfung dargelegt werden. Das
  Schlussgespräch gilt als Anhörung im Verwaltungsverfahren und gibt dem Arbeitgeber
  Gelegenheit, sich zu einzelnen Tatbeständen nochmals zu äußern. Es ist anzuraten, ein
  Besprechungsprotokoll zu führen. Häufig können in der Besprechung auch Themen
  bereinigt werden, die zu Missverständnissen führen können. Aus praktischen Erfahrungen
  kann berichtet werden, dass auch Kompromisse möglich sind.
• Mängel: Die festgestellten Mängel müssen beseitigt werden und es müssen (nachweisbar)
  Vorkehrungen getroffen werden, dass eine Wiederholung der Fehler ausgeschlossen
  werden kann.
• Kosten: Nach § 7 Abs. 2 BVV sind Kosten, die durch die Prüfung entstehen, etwa für die aufgewandte Arbeitszeit, durch das Unternehmen zu tragen.

 

Nach der sozialversicherungsrechtlichen Prüfung

• Prüfmitteilung bzw. Beitragsbescheid: Der Prüfer hat innerhalb von zwei Monaten nach
  Abschluss der Betriebsprüfung einen schriftlichen Prüfbericht zu übersenden. Eventuelle
  Beanstandungen müssen in der Prüfmitteilung erläutert werden (7 Abs. 4 Satz 1
  BVV). Bei einer Beitragsnachforderung enthält die Prüfmitteilung bzw. der Beitragsbescheid
  eine Zahlungsaufforderung, den Zahlungstermin und eine Rechtsbehelfsbelehrung.
• Summenbescheid: Ist nicht ordnungsgemäß aufgezeichnet worden und ist es deshalb
  nicht möglich, die Versicherungs- bzw. Beitragspflicht oder auch die Beitragshöhe feststellen
  zu können, werden sog. Summenbescheide (§ 28f Abs. 2 SGB IV) erlassen in
  denen die nachzuentrichtenden Beiträge geschätzt werden.
• Verjährung: Ansprüche auf Sozialversicherungsbeiträge verjähren in vier Jahren nach
  Ablauf des Kalenderjahres der Fälligkeit (§ 25 Abs. 1 Satz 1 SGB IV).
• Hemmung: Eine Hemmung der Verjährung bewirkt, dass der Zeitraum der Hemmung,
  in die Verjährungsfrist mit eingerechnet wird (§ 205 BGB). Der Hemmungszeitraum
  verlängert somit den Verjährungszeitraum. Zum Beispiel hemmt eine Betriebsprüfung
  die Verjährungsfrist.
• Unterbrechung: Bei einer Unterbrechung beginnen die Verjährungsfristen völlig neu.
  Eine Unterbrechung wird ausgelöst durch zum Beispiel Abschlagszahlungen des Arbeitgebers
  aufgrund eines Beitragsbescheides.
• Widerspruch: Gegen einen Beitragsbescheid kann innerhalb eines Monats ein (schriftlicher)
  Widerspruch eingelegt werden. Fehlt die Rechtsbehelfsbelehrung verlängert sich
  die Frist auf ein Jahr. Der Widerspruch hat keine aufschiebende Wirkung, die Zahlungspflicht
  gegenüber der Einzugsstelle (Krankenkasse) besteht also weiterhin.
• Klageverfahren: Nach erfolglosem Widerspruch kann beim zuständigen Sozialgericht
  innerhalb eines Kalendermonats (§ 87 SGG) eine Klage eingereicht werden. Auch das
  Klageverfahren hat keine aufschiebende Wirkung.

 

Weitere Informationen:

Eine umfangreiche, detaillierte Beschreibung von Einzelheiten zur sozialversicherungsrechtlichen Betriebsprüfung erhalten Sie im Buch „Praxishandbuch Betriebsprüfung im Sozialversicherungsrecht“ ISBN 978-3-658-15944-3 (2. Auflage), erschienen im Springer-Verlag.

 

Ihre Rentenberaterin

Petra Schewe